Cómo operar remotamente tu negocio

La situación actual está acelerando el proceso de transformación digital y con ello ha forzado a muchas empresas para que opten por el teletrabajo sin detener sus operaciones, pero las empresas ¿Están preparadas para esta opción?

Muchas empresas no pueden tomar esta medida debido a la actividad que desarrollan, pero para las que si aplica y pueden tomar esta opción ¿están preparadas realmente para hacerlo?. Por esto en este artículo te hablaré de algunos aspectos que debes tener en cuenta para hacer de esta transición una gran oportunidad de crecimiento.

Motivación del equipo de trabajo

Al trabajar remotamente, las personas ganan en términos de tiempo, costos y estrés, producto del desplazamiento diario, en ciudades como Bogotá o Ciudad de México pueden llegar a ser cuatro o hasta seis horas diarias; lo que se traduce en la inversión del tiempo personal y familiar para los miembros de tu equipo de trabajo, y esto da como resultado un alto impacto en su tiempo de productividad.

El aprendizaje es una variable que motiva a las personas y a la vez forma parte de las claves de la empresa para poder crecer. Generar planes de capacitaciones virtuales que estén alineados con las necesidades estratégicas de la empresa representa menores costos para la misma y aporta en la aceleración profesional de los equipos.

Una buena forma de hacerlo es apoyándose de plataformas de cursos online como Platzi, Coursera, Duolingo e incluso youtube. Según sea el caso, es clave que se identifiquen cuáles son las herramientas o materiales con los que se desea capacitar al equipo y organizar un pensum básico y flexible que permita hacer un seguimiento de los avances en los contenidos.

Te recomiendo programar una videollamada semanal o quincenal que no conlleve más de una hora, en donde se compartan las ideas principales, objetivos, pendientes, etc. Y realizar evaluaciones periódicas que den parte del avance individual en la apropiación de los conocimientos.

Comunicación continua

En este escenario de teletrabajo en el que no podemos ir al puesto del lado a pedir un informe o preguntar por una tarea que debía realizarse, es clave contar con canales de comunicación claros que agilicen la realización de las tareas.

Para ello existen herramientas como la Suite de Google, Office 365, Slack y muchas más. Varias de ellas cuentan con versiones gratuitas con las que puedes iniciar tu proceso de transformación, en cualquier caso es clave crear los grupos necesarios para hablar de temas particulares, pero también tener un canal de comunicación para toda la organización, definir claramente qué temas tratar en cada canal y dejar claro que se trata de un canal de comunicación corporativo, esto evitará que se convierta en un chat de memes.

No obstante, te recomiendo definir un canal para hablar de temas menos serios, pues así las personas no se sienten limitadas a expresar otros intereses.

Conocer los intereses del equipo brinda insumos importantes a los líderes en términos de explorar el potencial de su equipo u otro tipo de habilidades que no son evidentes con las actividades que la persona realiza actualmente, por ejemplo capacidades de liderazgo, destrezas para otras disciplinas, etc, actividades o detectar factores de riesgo para la organización.

Adicionalmente es importante hacer reuniones virtuales periódicas, estas puedes hacerlas a través de aplicaciones como meet, zoom, office 365, entre otras. Estas reuniones deben ser concretas y tener como punto central los avances obtenidos, las tareas planeadas y los inconvenientes que tenga la persona para avanzar.

De esta forma, a los líderes de los equipos les será mucho más sencillo identificar si debe realizar cambios o apoyar a su equipo con alguna tarea que esté estancada.

Una buena práctica para las reuniones es que el uso de la cámara web sea obligatoria, pues de esta forma es se captura mucho más efectivamente la atención de los participantes y se conserva la interacción humana, aunque sea en un plano virtual.

Directrices claras y confianza en el equipo

Cuando tu equipo se encuentra en trabajo remoto se vuelve más importante sobre-comunicar, ya que es necesario que tengas la seguridad de que las directrices que se están dando sí están siendo claras. Repetir las instrucciones, dejarlas por escrito o hacer pequeñas simulaciones de lo que se requiere, dejará más tranquilos a todos y habrá menos sorpresas en el momento de evaluar los resultados.

A su vez, es vital que brindes la confianza para que el equipo hable de las propuestas o de los inconvenientes sin que ello represente una represalia. Muchas veces las personas no informan los problemas por temor a ser tildados de incompetentes y pierden tiempo en tareas improductivas.

Indicadores Clave de Desempeño (KPIs)

Una de las mayores preocupaciones de los empresarios al momento de pensar en el trabajo remoto es “¿Cómo sé si mis empleados realmente están trabajando?”, la respuesta está en los indicadores individuales.

Tu empresa debe definir un modelo de indicadores que estén alineados con la estrategia de tu organización y te permita saber si se están alcanzando los objetivos, esto es bien sabido y normalmente se tienen unas metas en cada área.

Estas metas deben traducirse al aporte que cada persona realiza para alcanzarlas, es decir qué objetivos y metas debe cumplir cada uno para que los objetivos globales se cumplan.

Por ejemplo, un área de mercadeo puede tener la meta de generar 1.000 prospectos calificados al mes, pero a su vez estar conformada por un coordinador de mercado y dos asistentes, siendo la función principal de ambos asistentes, realizar las llamadas a los prospectos e identificar quiénes tienen potencial.

Se podría definir un indicador individual asociado con la cantidad de llamadas realizadas o la cantidad de negocios generados a partir de su gestión, 400 contactos efectivos al mes u 80 negocios para el equipo comercial por ejemplo.

De esta forma la persona y su líder saben cuál es su indicador mensual y día a día tienen claro si se está alcanzando o no. Estos indicadores debes definirlos claramente para todas las personas de todas las áreas. En este punto definitivamente te recomiendo utilizar una herramienta de gestión que permita llevar el control de estos datos para hacerlo de forma más efectiva y transparente.

Información centralizada

Si ya es complicado en la misma oficina saber dónde está cada cosa, trabajando de forma remota esto puede ser un verdadero dolor de cabeza si no se cuenta con un modelo de información centralizada.

Por suerte ya hay muchos software que funcionan a través de internet y están al alcance de nuestras manos. Contar con herramientas como Google suite u Office 365 en este escenario, contribuye mucho a tener los archivos centralizados, esto en relación con los documentos de apoyo o básicos.

Respecto al modelo transaccional, lo ideal es contar con un solo sistema en el cual se encuentre la información de todos los procesos de la empresa, base de datos de clientes, negocios, cotizaciones, facturas, casos, despachos, etc. Sin embargo esta no es una tarea fácil o económica en muchos casos.

En esta dirección, tener varios sistemas que se integren entre sí y/o permitan el exportar e importar información para la realización de informes, es una alternativa muy recomendada. Este modelo de “Sistema de Información Integrado” enriquecerá la toma de decisiones y permitirá que tu empresa siga operando a pesar de que los miembros de la empresa se encuentren en distintos lugares.

Reuniones uno a uno con el equipo

Es importante realizar reuniones uno a uno entre tus líderes y su equipo para comprender percepciones del trabajo y la empresa, fortalezas, puntos de mejora o desarrollo, planes personales y profesionales, etc. Te sugiero hacerlo mínimo una vez cada trimestre.

Todo lo anterior te brinda insights importantes respecto a qué habilidades deben ser desarrolladas, si hay fallas en los procesos que deban corregirse, si las directrices organizacionales están siendo claras para el equipo de trabajo y si fortalece la cultura de comunicación dentro de la organización.

Por otro lado, ¿tus empleados están listos para este reto? ¿Cómo ha sido la experiencia de ellos?

Si esta opción es bien recibida por algunos y por otros no, sencillamente es porque las personas se encuentran acostumbradas a compartir tiempo con sus compañeros, tomar 15 minutos en la mañana para beber un café, compartir la noticia del día o incluso comentar algo de la vida cotidiana.

Para otros se convierte en una facilidad, ya que están más pendientes de sus hijos, comparten más con su familia sin descuidar las labores, esta modalidad podría ser una gran ventaja para ellos, dado que su trabajo es mucho más productivo.

En cualquiera de los casos te recomiendo estos cinco tips:

1. Escoge un lugar adecuado para trabajar para evitar distracciones.

2. Realiza una lista de tus tareas.

3. Cumple horarios. Si, estás en casa pero recuerda que estás trabajando.

4. Calidad de tiempos. Tienes un horario, pero date un tiempo, realiza pausas activas y respeta tu horario de almuerzo.

5. Apóyate en las herramientas que te ofrece Internet.

Por último, para las empresas que han optado esta medida, esto es pasajero, disfruta y enfócate en las metas que quieres alcanzar.