CRM educativo para la gestión de tu centro de formación

Generalmente asociamos el uso de las herramientas CRM (Customer Relationship Management) a empresas de compra y venta. Solemos olvidar que también involucra a aquellas empresas que prestan servicios, como pueden ser los centros de formación. 

Las escuelas y universidades se han visto obligadas a diseñar estrategias creativas para atraer alumnos potenciales y poder fidelizar a los actuales. Además, en este tipo de empresas es vital hacer seguimiento a la evolución académica de los alumnos para poder mejorar la calidad de los contenidos que ofrecen. 

Todo este proceso de seguimiento del alumno durante la realización de sus estudios e incluso después, lo puedes lograr a través de un CRM Educativo. Se trata de un software o programa que integra funciones especiales capaces de satisfacer las necesidades de tu centro educativo a través de la gestión de tus clientes. 

Dada su importancia, en este artículo te mostraremos todo lo que necesitas saber sobre cómo este tipo de herramientas puede contribuir al desarrollo de tu centro de formación. 

Objetivos de un CRM Educativo 

Para facilitar las operaciones del centro de aprendizaje que manejas, este tipo de herramientas cumple con los siguientes objetivos: 

1. Fomentar la captación de alumnos potenciales, maximizando el número de matrículas en cada curso.

2. Garantizar la interacción activa y la comunicación con el alumno durante todo el curso académico.

3. Conseguir que los alumnos se fidelicen al centro de formación y que incluso se interesen por otros cursos complementarios tras conocer sus intereses y necesidades actuales. 

Funciones de un CRM Educativo 

Un CRM educativo integra las siguientes funciones para facilitar la gestión de clientes y alumnos en un centro de formación: 

• Facturación Digital: crear facturas es un proceso automatizado gracias a un CRM educativo. Tan solo debes ingresar los datos del cliente en la base de datos, y el programa se encargará de emitir los recibos cuando corresponda. 

• Planificación y Gestión Académica: a través de estas herramientas serás capaz de gestionar la oferta académica de tu centro, monitorear las campañas de marketing, la distribución de docentes y el seguimiento tanto de alumnos como egresados. 

• Gestión Comercial: tareas tediosas que debían realizarse de forma manual, ahora pueden ser automatizadas. Estamos hablando de las solicitudes de admisión, calendario, registro de contacto a través de llamadas, emails o redes sociales. 

• Sincronización de Plataformas de comunicación: el CRM colaborativo te permite integrar todos los canales de comunicación con tus clientes tales como:

  • Correo electrónico

  • Chat en vivo o call center.

  • Formulario de contacto o mensajería del portal educativo. 

  • Campañas de email marketing.

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Ventajas de un CRM Educativo en tu Centro de Formación 

Todas las funcionalidades de un CRM Educativo permiten generar ventajas tales como: 

Manejo Centralizado de la información 

Un CRM Educativo funciona como una base de datos centralizada a través de la cual los profesores y miembros de la dirección de tu centro de formación pueden acceder incluso de forma remota. De este modo, podrán gestionar todos los procesos de forma oportuna. 

Si ocurre alguna incidencia con un alumno o es necesario difundir una información, toda la comunidad directiva estará actualizada en tiempo real con cualquier cambio que surja.  Además, el equipo de atención al cliente será capaz de atender cualquier duda en todo momento. 

Mejorar la reputación de tu Centro Educativo 

Una de las principales fuentes de entrada de alumnos en cualquier centro educativo es la recomendación de otras personas. En este y en muchos otros casos, los clientes prefieren escuchar anécdotas de conocidos sobre el servicio. Cada unidad familiar o alumno que recibe un curso de formación lo valora a partir de su situación particular.

Un cliente recomendará tu servicio a un tercero si cumplió o superó sus expectativas. A través de un CRM Educativo puedes mantener esa escucha activa y análisis particular de las percepciones de tus alumnos. Serás capaz de visualizar sus sugerencias, críticas e incluso cumplidos y responderlos oportunamente.

Atracción de Alumnos Potenciales 

Las redes sociales también son herramientas superimportantes a la hora de atraer alumnos a un centro educativo. Por medio de un CRM Educativo puedes visualizar qué tipo de personas te contactan y a través de qué medios. De esta forma, podrás segmentar tus contactos de acuerdo a sus características y ofrecer paquetes de formación diseñados a sus necesidades. 

Si tu centro de formación va dirigido a diferentes tipos de clientes como pueden ser estudiantes, trabajadores o profesionales, puedes diseñar ofertas personalizadas, adaptadas a su estilo de vida. 

Visión Global del Centro Educativo 

Los CRM educativos son capaces de generar informes a partir de los datos recopilados en tiempo real. De esta forma, puedes identificar patrones positivos o aspectos que puedas mejorar en tu gestión. Estos reportes son sumamente útiles para obtener mediciones de aspectos como:

• La evolución de los alumnos en un período determinado.

• Los cursos educativos más solicitados.

• Estado de pago de los alumnos.

Creación de una Comunidad de Alumnos y Ex-alumnos

A través de un CRM Educativo puedes crear y gestionar plataformas de comunicación y conocimiento mutuo que permite a alumnos, ex.-alumnos, docentes y familias, relacionarse en una misma comunidad. La planificación de actividades culturales, eventos y reuniones es mucho más práctica si haces uso de estas herramientas. 

Este ambiente crea más sentido de pertenencia con tu centro de formación y es allí cuando dejan de ser solo clientes y se convierten en los embajadores de la esencia y los valores que tu empresa representa.

Conclusión

La ventaja principal de un CRM Educativo es que representa una herramienta de gestión de clientes que facilita la toma de decisiones y la implementación de mejoras en cualquier centro de formación. Automatiza procesos que anteriormente eran manuales, como la elaboración de reportes y segmentación de clientes, siendo ahora mucho más ágiles y sencillos de realizar. 

El hecho de tener una visión global de tu negocio y además poder comunicarte con tu equipo y tus clientes de forma remota permite mejorar la calidad de tus servicios, atención al cliente y la relación con los alumnos y empleados.