CRM para Agencias de Marketing y Publicidad

Hablar de omnicanalidad está muy de moda por estos días, en especial si hablamos de agencias de marketing, quienes deben entender sus comunicaciones desde cualquier canal para que su agencia sea 100% rentable.

A hoy, tener un solo canal para comunicarse con posibles nuevas cuentas o clientes no es suficiente, por lo que es necesario utilizar distintas fuentes o dispositivos y en ocasiones implementarlas de forma simultánea.

Si una agencia de marketing quiere catapultarse y mantener una relación a futuro con sus clientes para seguir ejecutando sus proyectos, no debe perder ningún dato, detalle o solicitud; esto lo obtienes con una solución CRM, ya que toda la información y el avance quedará allí desde el primer contacto que tiene con tu agencia.

Si bien es cierto, el CRM fue pensado para ayudar a los equipos netamente comerciales para ayudarlos a captar más cuentas y mantener a sus clientes, ahora su fin es más profundo y hacia un público más amplio, dada la situación de la transformación digital que trajo consigo la pandemia de los últimos años.

Más allá de fortalecer las relaciones con los clientes, un CRM permite entender desde donde te encuentran tus clientes potenciales, entender sus necesidades, gustos, comportamientos de tal forma que puedas filtrar aquellos que son o no de tu nicho, para pasarlos a un gerente de cuenta o Key Account Manager y así comenzar con el proceso comercial, para posteriormente ejecutar estrategias de fidelización que conlleven a nuevos proyectos. Todo esto con la ventaja de que tendrás orquestados tus procesos internos con las diferentes áreas de tu agencia.

Sí, hay CRM especializados en cada uno de los sectores; sin embargo, una buena herramienta será adaptable a tu agencia y facilitará tu estilo de trabajo. Además, beneficiará el trato con tus clientes, ya que pueden hacer seguimientos más detallados de los leads o las campañas que generan y así disminuir el churn rate. Por eso hoy te cuento por qué tu agencia de marketing necesita un CRM, pero antes….

¿Cuáles son los principales problemas en las agencias de marketing y publicidad que no tienen un CRM?

Como todas las empresas, una agencia de marketing tiene sus problemas a nivel interno y con sus clientes, pero aquí veremos cuáles son las situaciones más comunes:

1. Crean limitantes con el cliente o las cuentas que manejan, lo que provoca un distanciamiento y falta de confianza.

2. Conseguir y retener clientes. Además, muchas agencias piensan que no necesitan hacer marketing.

3. Los procesos internos fallan, la información se pierde, por lo cual el cliente queda incompleto o, peor aún, olvidado.

4. Manejan muchos canales de comunicación entre los equipos y los procesos quedan dispersos.

5. No hay sincronización entre los equipos de marketing y ventas.

6. No invierten en herramientas digitales adecuadas para la gestión de los clientes.

7. No creen necesaria la medición de las áreas

Esto es solo por mencionar algunas, todo depende de qué tan organizados estén y la creación de objetivos en conjunto.

Por esta razón tu agencia de marketing y publicidad debería tener un CRM

Las relaciones con el cliente, son, más que obvio, la clave para que cualquier cuenta o proyecto vaya viento en popa; sin embargo, los procesos para no dejar ningún bache en el camino con el cliente, deben ser lo más exacto de ser posible para que él no se vaya después de haber adquirido tus servicios o no se pierda la venta.

Veámoslo por partes:

Cualquier empresa, sin importar su sector, debe tener claras sus campañas de marketing, es decir, entender desde qué canal se interesan en tu agencia (redes sociales, SEO, Email, Google Ads, Facebook Ads, referidos, etc.) con esto, se procede a hacer un siguiente contacto con aquellas personas que te brindaron sus datos para comenzar a analizar cuáles son sus necesidades, una vez sus expectativas estén dentro de los servicios de tu agencia, estarán listos para que el/la Key Account Manager o Gerente de Cuenta haga su magia.

Hasta aquí se ve un orden básico que involucra la adquisición de clientes, a esto le sumamos la posibilidad de automatizar tareas como enviar emails previamente programados, centralización de la información de las campañas, datos de conversión y la captación de los datos que necesitas desde un inicio. ¡Todo, en un solo lugar!

Continuando con el proceso, desde la parte comercial ya conoce las necesidades de las oportunidades de venta, pues desde el área de marketing le han dejado un registro de la información que recibió y por qué se convirtió en un cliente potencial.

Los gerentes de cuenta o encargados podrán entablar conversaciones desde WhatsApp o email, podrá activar recordatorios para contactarlo, le podrán enviar cotizaciones y documentos personalizados con unos pocos clics. Las automatizaciones también aplican para esta área, por lo cual evitan tareas repetitivas y de esta manera ahorran mucho tiempo. Este paso se resume en que el cliente está 100% en la mira del gerente sin excusa alguna de olvido o ausencias en el proceso.

En este punto, cualquier agencia que cuente con un CRM, tendrá a un cliente potencial muy cerca de la compra. Si, también tiene mucho que ver con la vocación, la forma de comunicarse, pero tiene qué ver mucho más con cómo ser eficiente en el menor tiempo posible.

Aquí el cliente potencial tiene dos opciones: Aceptar adquirir los servicios de tu agencia de marketing o no hacerlo (sea cual sea su razón). Un CRM para agencias de marketing segmentará a aquellos clientes para que los sigas enamorando, pero también con aquellos que no se convirtieron en clientes, puedes preparar boletines especiales, servicios especiales o cualquier estrategia para retomar en un tiempo futuro y así retomarlos.

Ahora, concentrados en los clientes actuales de tu agencia de marketing, debes fidelizarlo y esto se logra a tendiendo sus solicitudes, preguntas, quejas, reclamos y sugerencias rápidamente y con soluciones claras. Por ejemplo, si tienes miembros de tu equipo que manejan diferentes marcas y deben entenderse con el cliente, lo ideal es que atiendan sus solicitudes o cambios en muy poco tiempo, así evitarán retrocesos, un mal ambiente o correr el riesgo de que se vayan por una mala gestión (Esto es muy común).

Si lo notaste, todo el proceso que te describí es lineal, no se perdió ningún tipo de información, son claros los canales de venta versus los canales de comunicación, el cliente sabrá que está en buenas manos, ya que tendrá confianza en tu agencia y en tus equipos. Todas las áreas estarán sincronizadas entre sí, no solo con la comunicación en el proceso con el cliente, sino también entre ellos mismos.

Finalmente, la posibilidad de medir a las diferentes áreas creará un ambiente de sana competencia, el margen de error se reducirá, ya que se facilita la predicción de resultados y cuantificar el mayor número de objetivos.

Además, la medición de ROI por cada una de las cuentas y campañas se visibilizará mucho más claro, ya sea que todo esté teniendo los resultados adecuados o tomar acciones de mejora a tiempo. Esto te ayudará a tener u mejor rendimiento en tu agencia y tus clientes estarán felices.

Si, esto y mucho más se puede hacer con un CRM para agencias de marketing.

Si tu agencia de marketing y publicidad no tiene CRM, te recomiendo este:

Si bien el mercado del CRM es ampliamente competitivo, el sector de agencias de marketing también lo es, por lo cual la herramienta de tu empresa necesita debe ser 100% adaptable a tus necesidades, entender qué funcionalidades tiene la solución que elijas, ya que todas son muy diferentes y lo ideal es que no desperdicies sus funcionalidades, ni que te hagan falta.

DataCRM cuenta con una interfaz sencilla e intuitiva que genera una mayor adaptabilidad para tu equipo, cuenta con una aplicación móvil que te ayudará a gestionar a tus clientes desde cualquier dispositivo o lugar. Sin embargo, tiene cuatro funcionalidades clave (de muchas más) que harán que tu agencia tenga aún mejores resultados:

1. Simplifica tus procesos de adquisición de nuevas oportunidades de venta para tu agencia. Esto con inteligencia artificial y un acompañamiento intensivo por parte del equipo.

2. Cuenta con una integración nativa de WhatsApp para múltiples agentes y con una sola línea para todo el equipo. Lo cual te ayuda a que todas las solicitudes que recibes por este chat no se pierdan y así tu servicio sea 100% efectivo.

3. Te brinda un módulo exclusivamente para llevar todas las preguntas, quejas, reclamos o sugerencias (PQRS), así tus clientes podrán recibir a tiempo sus soluciones, soporte o comentarios de tu servicio.

4. Arroja métricas en tiempo real, lo cual te da un panorama actualizado de todo lo que sucede con tus clientes, equipo y cuentas que manejas.

>> Conoce aquí cómo funciona DataCRM <<

Además, sus constantes actualizaciones permiten que el usuario esté a la vanguardia de las estrategias digitales y así optimicen sus procesos a partir de tareas automáticas, informes, una aplicación móvil, landing pages y mucha más funcionalidades.