¿Qué es CRM?: Mini guía para dummies

CRM significa Customer Relationship Management, o en español, Gestor de Relaciones con Clientes. Es decir, un software o plataforma encargada de apoyarte en los diferentes procesos de venta con tus clientes, desde el diseño de una cotización, hasta el seguimiento del mismo en procesos posventa.

Es una herramienta muy útil que, a pesar de estar principalmente enfocada en el cliente, su objetivo principal es facilitar la gestión y las tareas en tu empresa. Normalmente, contamos con diferentes áreas separadas encargadas, cada una de ellas, de un proceso diferente dentro de la compañía. Y suele ser un trabajo difícil el estar al pendiente de que todo se esté llevando de manera adecuada simultáneamente.

Pues bien, aparece el CRM como un sistema unicanal, en el que podrás unificar todos los sectores de tu compañía en un solo lugar, haciendo más cercano, fácil, y rápido el proceso de observación, evaluación y seguimiento.

¡Qué bien suena eso!, ¿No?

No obstante, lleva a cabo diversos procesos de forma automatizada. ¿Qué quiere decir? Que el CRM se encarga de realizar ciertas tareas de forma automática, sin necesidad de que un miembro de tu equipo lo haga. Permitiéndole, aliviar su carga y agilizar el cumplimiento de otras responsabilidades. No tendrás que preocuparte si una tarea o compromiso se llevó a cabo, ya que el sistema lo habrá realizado.

Esta y otras ventajas puedes obtener al contratar un CRM. A continuación te mostramos algunas de las funcionalidades del CRM de las cuales puedes conseguir:

Funcionalidades

Flujo de ventas

El flujo de ventas es el paso a paso que lleva a cabo tu equipo de ventas para guiar al cliente desde su llegada, hasta el cierre de un negocio. El CRM te permite administrar fases de venta, por las cuales el cliente debe pasar hasta haber alcanzado el éxito en el negocio.

Pero, ¿En qué te beneficia un CRM?

Te permite llevar un seguimiento y control del punto del proceso de venta en el que se encuentra tu cliente y así mismo, aplicar estrategias o llevar a cabo un plan para hacerlo pasar a la siguiente etapa.

Gestión de contactos

Toda compañía maneja una base de datos en la que guarda toda la información de todos los contactos (clientes, socios, proveedores, prospectos, vendedores, etc).

Puede ser un trabajo “engorroso”, buscar un contacto específico en una infinidad de carpetas o listas. El CRM te permite administrar todos los contactos de forma organizada y clasificada en un solo lugar.

Dentro del CRM, cada cliente o prospecto que registres, tendrá una “hoja de vida”, en donde encontrarás toda la información básica, y también la relacionada con otros contactos, negocios o empresas y demás. Contando, también, con filtros de búsqueda que facilitan el trabajo, y con copia de seguridad, garantizando que ningún tipo de información se pierda.

Generador de prospectos

A través de formularios web e integraciones con otras plataformas como WhatsApp, Facebook, Google, y demás, puedes traer nuevas oportunidades de negocio al CRM.

¡Espera! ¿Qué son los formularios web?

Son todos aquellos formularios de registro de información que se encuentran en las páginas web y cuyo propósito es colectar la información de prospectos interesados en adquirir los productos o servicios de tu empresa.

Pues bien, estos formularios, incluyendo las plataformas, se conectan con el CRM, permitiendo que, cada vez que un prospecto envíe su información, esta se registre dentro del CRM. Y que dentro de este, se cree de forma automática una oportunidad de negocio. De tal manera que, solo queda como tarea para tu equipo de trabajo, comunicarse y comenzar el proceso de venta.

Facturas, cotizaciones, órdenes de compra y demás

Como ha quedado claro anteriormente, el CRM es un gestor unicanal que tiene la posibilidad de administrar grades cantidades de información en un solo lugar.

Desde allí, no solo se generan registros de contactos, negocios o empresas. También, puedes crear y administrar los documentos requeridos para los diferentes procesos de venta. Entre estos: cotizaciones, órdenes de compra, facturas, informes y demás.

No será necesario generar documentos en tu ordenador, desde la misma plataforma puedes crearlos y compartirlos con quien desees, ya sea por medio de email, o mensaje.

Ahorras espacio en tu equipo y evitas que se llene el almacenamiento.

Administra campañas y proyectos de marketing

Gracias al seguimiento y cercanía con el cliente y el proceso de venta que genera el flujo de ventas del CRM, podemos pensar en el cierre exitoso de un negocio.

Sin embargo, ¿Cómo hacemos para que el cliente no se vaya una vez finalizado el proceso?

Es entonces, cuando el CRM se alía o conecta con campañas y proyectos de marketing, como promociones, descuentos, regalos, bonos, concursos y demás, que llaman la atención y traen consigo posibles clientes y garantizan la permanencia de otros.

“El ser consciente del proceso de mi cliente, me permite pensar el conjunto de prácticas y estrategias comerciales que me permiten llevarlo hasta el cierre, y más allá. Es decir, que después de haber cerrado un negocio, dicho cliente sea fiel a la compañía y al producto o servicio que le estoy ofreciendo”.

Indicadores y gráficos en tiempo real

El CRM actualiza su información en tiempo real, es decir, constantemente se carga para mantener la información actualizada, incluyendo nuevos cambios o nueva información registrada.

En ocasiones, conocer información específica de tu empresa se convierte en un proceso largo y complejo. Sin embargo, con un CRM se convierte en un proceso corto y rápido.

Basta con ingresar y descargar la información que necesites, este sistema no solo almacena grandes cantidades de información, también la organiza tan bien, de tal manera que puede generar informes gráficos o detallados debidamente organizados en cuestión de minutos y de forma automática.

Así, siempre estarás al día con tu empresa.

¿Qué esperas para contratar un CRM? Es muy fácil, y puede ayudarte a hacer la vida de tu empresa y de tu equipo de trabajo más amena.